事務職とは?

事務職とは簡単に言うと、ビジネス上絶対に必要な書類の管理や作成などを中心に担当し、企業全体を支える職種のことです。必要不可欠な業種でありますので、どの企業にも必ず設置されています。

そして事務職には、種類があります。

一般事務・OA事務、営業事務、経理事務、人事事務・労務事務、総務事務、

法務事務、貿易事務、医療事務、学校事務

以上のように、事務職の幅は広いです。「事務職」という大きな括りになっていますが、細かく見ていくと、企業の業種ごとに何に対しての事務処理をしていくのかが変わりますので、ただ事務職をやりたい!と漠然と考えるよりも自分が興味のある企業の業種をリストアップし、その中から事務職という職種を選択した方が良いでしょう。

そして、経理事務や法務事務、貿易事務、医療事務といった職種には、事務以外の専門知識が必須となりますので、それに合わせた資格を取るのをおすすめします。

 

 

 

事務職に必要なスキルはある?

もちろん、事務職に必要なスキルはあります。

以下の通りなります。

 

・コミュニケーションスキル

・ビジネスマナー

・PCスキル

・作業効率

・スケジュール管理

・臨機応変な対応

 

といったスキルが必要だと言われています。

事務職というのは、実は一人ではなくチームワークでやり取りをして、仕事を進めていきます。ですので、コミュニケーションスキルは必須です。これだけ書くと、大人しいタイプには向いてないんじゃないかとも思われそうですが、そうでなく仕事相手の意思疎通ができれば仕事できますので、ご安心を。

そして、事務職は社内はもちろん、外部との電話やメールのやり取りの業務がありますので、敬語やビジネス用語も押さえていくと良いでしょう。

 

さらに企業の業種によっては、来客対応もありますのでお茶だしや言葉使いといったビジネスマナーを身に着ける必要があります。

 

書類作成やメールで必要なPCスキルも必須で、事務職に行くならWordとExcelの基本操作を習得した方が良いです。

事務職はチームワーク戦で、次から次へと仕事が来るので作業効率も必要になります。

そして作業効率を良くするためのスケジュール管理も必須になりますので、普段から計画を立てて行動している人に向いている職種と言えるでしょう。

そして、臨機応変さも求められますので、仕事の優先順位をつけて行動する必要があります。

 

これまで事務職について、必要なスキルについてを書いていきましたが、少しはイメージできましたか?

もし興味が出たという方がいましたら、是非興味のある企業の事務職にエントリーしてみてください。

 

なぜ資格が役に立つ?

この小タイトルの「なぜ資格が役に立つ」ですが、それはエントリーシートにあります。

エントリーシートとは自己PR文のことです。この中に資格欄があり、その時に資格が役に立ちます。

何故かと言いますと、事務職に必要なスキルに関わる資格を持っていると、事務ができるアピールにつながるからです。

 

そして就職後、仕事に生かされる場面が出てくるので、一石二鳥と言えます。

しかし、資格を取ったからと言って一次選考に進める確信はないので、企業分析と自己分析が一番大事です。

ですが、資格を取得すること自体はマイナスにならないので、時間のある方はもちろん、自己PRの材料として利用したい方におすすめです。

 

 

各事務職におすすめできる資格16選

 

⒊にて、資格取得のメリットを挙げてきました。この記事では事務職を目指している方向けに書いていますので、今回は事務職という仕事に役に立つ資格をご紹介します。

実は、事務職のスキルに直結した資格は多く存在していますが、一気にたくさんの資格を取ることは不可能です。そのため、この記事では事務職におすすめできる資格を16選に絞ってご紹介します。

 

一般事務・OA事務でおすすめ資格

まずは一般事務・OA事務で特におすすめする資格をご紹介します。

⒈ 日商簿記検定 2級

事務職関連の資格の中で、最もポピュラーな資格です。理由としましては、事務職では企業の経営管理方法や会計処理などのスキルが必要になり、この資格でその知識を身につけることができるからです。事務職を目指しているのなら、一番持っておいた方が良い資格です。そして、この資格は原価計算初級・簿記初級・3級・2級・1級とありますが、2級から事務職で必要なスキルが身につく内容になっていますので、2級を取得することをおすすめします。

 

⒉ 日商PC検定 2級

事務職では PCでの書類などの事務処理能力が必須となります。そこで、日商PC検定で事務職に必要なPCスキルを身につけると良いでしょう。この資格は、文書作成、データ活用、プレゼン資料作成の分野に分かれています。各分野ごとにベーシック・3級・2級・1級とレベルがあります。事務職の実務で生かされるレベルが2級からになります。

文書作成、データ活用の2級を取得できたら、ある程度の事務職に必要なPCスキルが身につくでしょう。

 

 

⒊ MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)

こちらもPCスキルが身に付く資格ですが、Microsoft社が運営しているWord、Excel、PowerPoint、Access、Outlookというソフトを使いこなすための資格です。事務職では特にExcelとWordが重宝されますのでおすすめします。こちらもレベルがあり、WordとExcelには一般レベルと上級レベル、PowerPointとAccessとOutlookとには一般レベルのみとなります。自分が自信のないソフトのスキルの向上はもちろん、これらソフトのPCスキルを持っていることをアピールする際に利用すると良いでしょう。

MOS試験対策サイト(Excel, Word, PowerPoint, Access, Outlook)も確認する

 

 

⒋ 秘書検定 準1級

事務職には、社内の連絡や来客対応などの場面で必要となるビジネスマナーが存在しています。実際に社会に飛び込んで学ぶのも良いですが、そのビジネスに適した言葉使いや立ち振る舞いなどを学べる資格があります。それが秘書検定です。試験のレベルは、3級、2級、準1級、1級とあります。資格に書きたいという目的でしたら2or3級も可ですが、事務職業務で活かせるのは準1級からとなります。なぜなら準1級から面接試験があり、実技能力が身に付くからです。ビジネスの場にふさわしい言葉使い、立ち振る舞いがわからない方におすすめです。

 

これらの資格は、他種の事務職にも役立ちますので、是非取得してみてください。

次は、各事務職のスキルに特化した資格をご紹介します。

 

営業事務でおすすめする資格

営業事務でおすすめする資格は以下の通りです。

⒌ Excel表計算処理技能認定試験 2級

 

Excel表計算処理技能認定試験は3級、2級、1級があります。こちらは3.で紹介したMOSと似通っていますが、違いとしましては、MOSは実技試験だけ、Excel表計算処理技能認定試験は知識試験+実技試験(2級から)なので、こう動かしたらこうなる原理を理解しながら学ぶことができます。知名度はMOSの方が高いため、そっちの方が就活でアピールしやすいのは事実ですが、先程にも言ったように、Excel表計算処理技能認定試験にはExcelの実務能力が身に付く内容が挙げられていますので、スキル目的で取得すると良いでしょう。

 

 

⒍ サービス接遇検定 準1級

こちらも⒋で紹介した秘書検定準1級と似ていますが、サービス接遇検定は主に飲食店や販売店など接客業でのマナーに特化した資格です。営業事務では、例えば直接お客様に自社の製品を勧めるときに、この資格で学んだことが活かされるでしょう。サービス接遇検定は3級、2級、準1級、1級とがありますが、準1級から面接試験がありますので、実技能力を身に付けたいのなら準1級を取得することをおすすめします。ただし、2級の筆記試験に合格していないと準1級(面接試験のみ)を受験することができないので注意を。

 

 

貿易事務でおすすめする資格

貿易事務でおすすめする資格は以下の通りです。

⒎ TOEIC Listening & Reading Test

貿易事務は業務上、海外の貿易会社との取引がメインになります。その故、貿易書類もメールも英語が基本になりますので、高い英語能力が必要です。そこで、メジャーな英語資格であるTOEIC Listening & Reading Testで、自分の英語スキルを証明することをおすすめします。エントリーシートの資格欄へ書く場合は、最低でも650点以上目指しましょう。

TOEIC対策サイトも確認する

 

⒏ 貿易実務検定 C級

貿易事務では、貿易会社特有の法律や海外との取引の流れといった知識が必要となります。そこで、貿易実務検定というのがあり、レベルは下からC級、B級、A級があります。就活目的であれば、C級をおすすめします。なぜならB級とA級は、貿易事務を経験していないと難しいレベルだからです。貿易事務の基礎知識を身につけ、企業にアピールしていきましょう。

貿易実務検定サイトも確認する

 

 

経理事務でおすすめする資格

経理事務でおすすめする資格は以下の通りです。

⒐ 給与計算実務能力検定 2級

経理事務では業務上、給与計算能力が必要です。そこで、給与計算実務能力検定がおすすめです。レベルは2級と1級がありますが、初心者は2級からの受験をおすすめします。なぜなら、下のレベルからの方が給与計算の知識が身につくというのもありますが、2級で一般事務員のレベルが身につくからです。経理事務を目指している方にぴったりの資格です。

 

 

10. FASS検定

FASSという言葉は頭文字から取ったもので、Finance Accounting Skill Standard(経理・財務スキル検定)という意味があります。FASS検定は名前の通り、経理・財務の業務で必要な実務知識が身に付く資格です。こちらの資格では合格という概念がなく、下からE、D、C、B、Aと5段階評価で判断されます。就活というよりかは実際に経理事務で働いている人で、どれくらいできるようになったかの指標目的の検定ではありますが、就活で使うとしたら経理事務として入りたい意欲が伝わる資格なのではと思います。

 

 

11. ファイナンシャルプランナー(FP) 2級

ファイナンシャルプランナー(FP)とは、様々な場面で役に立つお金の知識を学べる資格です。主に税金や年金などの生活関連のお金の知識が学べます。この知識は経理事務でも活かされるので、一石二鳥の資格と言えます。レベルは3級、2級、1級がありますが、2級から実務に活かされます。なぜなら、2級から実用スキルの課題が課されるからです。ただし、3級を取得していないと受験できないので注意を。

 

 

人事事務・労務事務でおすすめする資格

 

人事事務・労務事務でおすすめする資格は以下の通りです。

12. 社会保険労務士

こちらの資格は事務職からのステップとして挙げさせていただきました。

社会保険労務士とは名前の通り、労働社会保険手続きや労働管理の相談指導などの業務に携われるようになる資格のことです。人事事務・労務事務は人材管理の業務があるため、この資格で得た雇用関連の知識が活かされるでしょう。ただし、社会保険労務士は令和2年度の合格率が6.4%と低めです。

原因は科目数が多くて試験範囲が広いため、科目ごとに合格基準点が設けられて1科目でも達していなかったら不合格になるため、不合格になったら来年も全科目受験をするため、1日で全科目受験できる集中力が必要なためなどがあります。

そして受験資格が定められており、大学・短期大学卒などの学歴であるのか、実務経験があるのか、他の国家資格を取得しているか、のどれか1つ該当していなければ受験できないシステムですので、就職目的というよりは就職後のスキルを身につける目的として勉強することをおすすめします。そして、就活中ですでに人事事務・労務事務で働きたいと考えている方は、社会保険労働士の勉強をしても良いでしょう。

社労士試験サイトも確認する

 

 

 

13. メンタルヘルス・マネジメント(R)検定

メンタルヘルス・マネジメント(R)検定とは、大阪商工会議所が主催している資格試験のことで、職場で働く人たちの心のケアに関する知識が身に付きます。この知識は人事事務・労務事務の業務にぴったりで、しかも受験資格はないので、目指している方は是非取得しましょう。この資格には各レベルがあり、下から一般社員向けのⅢ種(セルフケアコース)、管理職向けのⅡ種(ラインケアコース)、人事事務・労務事務向けのⅠ種(マスターコース)で構成されています。初心者の方は一番下のレベルである、Ⅲ種(セルフケアコース)から受験すると良いでしょう。

メンタルヘルス・マネジメント検定対策サイトも確認する

 

総務事務でおすすめする資格

総務事務でおすすめする資格は以下の通りです。

14. 衛生管理者

衛生管理者は、労働環境に関した作業環境や労働者の衛生面の管理の業務ができるようになる資格です。総務事務の業務に当てはまる資格なので、取っておいても損はないです。しかし、中卒は実務経験10年以上、高卒は3年以上、大学・短期大学。専門学校卒は1年以上と受験資格が定められているので、就職後のスキルを身に着ける目的として取得しましょう。そして、就活中ですでに総務事務で働きたいと考えている方は、衛生管理者の勉強をしても良いでしょう。

 

 

15. 中小企業診断士

こちらの資格は事務職からのステップとして挙げさせていただきました。

中小企業相談士とは名前の通り、中小企業の経営に関するアドバイスに携わる仕事ができるようになる資格です。経営に関するコスト削減や中小企業の成長戦略の策定などの専門知識が、総務職で活かされ、受験資格が設けられていないので、総務職に就きたい方は是非取得しましょう。ただし難易度が高く、ストレート合格する確率が低いです。就活で活かすなら、総務職で必要なスキルを身に着けるために勉強をしました、と総務職に入る意思を伝えると良いでしょう。

中小企業士検定対策サイトも確認する

 

 

医療事務でおすすめする資格

医療事務でおすすめする資格は以下の通りです。

 

16. 医療事務技能審査試験(メディカルクラーク)

医療事務関連の資格の中で最もメジャーな資格です。医療事務には、主に医療機関の受付業務や診療報酬請求事務業務があります。この資格は実技試験ⅠとⅡ、学科試験がありますので、これらの業務スキルを身に付けることができます。そして受験資格もなく、毎月実施されていますので、医療事務を目指している方におすすめできる資格です。

 

 

事務職おすすめ資格のまとめ

事務職の種類、必要なスキル、どうして資格が役に立つのか、おすすめする資格について書いてきましたが、いかがでしたしょうか?

就職活動の参考になりましたら、大変嬉しいです。